Ciselniky

Pojmem "číselník" označujeme tabulky, které mají v IS zvláštní postavení:

Obsah dat se mění většinou pouze při změně organizační struktury, metodiky, nastavení IS.

Obsahuje seznam přípustných klíčových hodnot používaných nejenom v systému SWM, ale i při zpracování informací o podniku

**Číselníky z hlediska jejich významu v IS dělíme na:**
Tabulky pro nastavování parametrů celého IS nebo úlohy		Konfigurace firmy, instalovaného modulu K parametrům firmy, které ovlivňují činnost IS patří např. nastavení klíčování účetních dat, tzn. nastavení zda se ve firmě používá účtování na střediska, zakázky,apod.
Přístupová práva uživatelů		Každý uživatel IS Xenon je identifikován jménem max. délky 15 znaků. Při přihlášení k systému musí kromě jména zadat heslo. Heslo může samozřejmě do systému zadat, měnit pouze sám uživatel. Skupiny uživatelů a jejich přístupová práva pro jednotlivé funkce může samozřejmě správce IS libovolně nastavovat i měnit. Každému uživateli se centrálně přidělí přístupová práva k jednotlivým agendám. Instalační program nastavuje pro každou agendu vzorově tři úrovně přístupových práv.
Náhled		Pro uživatele, kteří mají pouze práva prohlížet data agendy, tisknout sestavy
Pořizování		Pro uživatelé, kteří budou vkládat data.
Vedoucí		Pro uživatele s rozšířenými právy. ( např. archivace, přidělování práv apod. )
Obecné, celostátně platné číselníky		Směrové kódy bank, měny, PSČ, SKP, kraje, okresy atd.
Firemní číselníky trvalé platnosti		K firemním číselníkům trvalé platnosti patří číselníky, které jsou platné pro danou firmu bez ohledu na účetní období. Jsou to například obchodní partneři, bankovní účty obchodních partnerů, produkty (nakupované či vyráběné), hospodářské smlouvy, zakázky atd.
Firemní číselníky roční.		Dělení na firemní číselníky roční a trvalé je dáno požadavkem dodržovat jednotné účetní postupy po celé jedno zdaňovací období. Mezi firemní roční číselníky patří tedy ty číselníky, jejichž záznamy obsahují údaje aktuální pro jeden účtovací rok nebo které není v průběhu účtovacího roku vhodné měnit. Je to např. účetní osnova, číselník středisek, kódy DPH, kódy CASH FLOW, sazby DPH ale i ty číselníky, které ve svých popisných údajích obsahují účet nebo středisko. Od ostatních číselníků se liší tím, že se vždy pro nový rok udělá kopie číselníku z předchozího roku. Tuto kopii můžeme udělat kdykoli před zahájením nového roku a provést v ročních číselnících nového roku potřebné úpravy.
Číselníky platné pouze pro jeden modul		Číselníky zpřístupňující údaje více instalacím téže agendy např. pokladny, mzdy a docházka ap.

Správná činnost celého systému záleží na nastavení parametrů firmy, parametrů jednotlivých modulů, nadefinování přístupových práv pro všechny uživatele.

Povolená aktualizace každého číselníku je nastavena centrálně v přístupových právech k číselníkům.

Při první instalaci se většina číselníků naplní ( při aktualizaci na dotaz ) celostátně platnými respektive doporučenými hodnotami.

Metody aktualizace různých číselníků mohou být rozdílné podle funkce číselníku. Např. ve většině číselníků není povoleno rušení záznamu.

U některých číselníků (např. účetní osnova, střediska ) je možno pořídit hodnoty, které se při pořizování dokladů nesmí používat, které slouží pouze pro strukturované členění číselníku. ( syntetické účty,apod.)

Číselníky ovlivňují často chování jednotlivých funkcí modulů. Např. nastavení účetní osnovy má vliv na kontroly dat, na přenosy dat do navazujících modulů (do saldokonta pouze saldokontní účty). Z těchto důvodů by práva na aktualizací číselníků měli mít pouze uživatelé plně si uvědomující co všechno se v chování systému změní při změně hodnot určitého číselníku. Pro evidenci kdo, kdy něco změnil na nastavení číselníků vede IS Xenon žurnály těchto změn.